档案室工作基础

一、及时、齐全的收集档案，为储存和利用档案信息打基础。

收集是档案工作的起点，也是档案工作的基础，基础工作的质量，直接影响着以后的整理归档和查找利用。

1、增强意识，形成共识。定期向全体教职员工宣传《档案法》和《江苏省档案管理条例》，通过学校档案专题网站，档案展示、档案利用等形式，同时结合档案利用情况摘录、档案日志随笔、档案管理反思等信息，在学期计划、档案工作动态和每周工作上及时将档案管理的信息告知全体教职工，让大家在看得见摸得着的前提下都来真正重视、关心和支持学校档案工作。

2、及时收齐收足归档材料。做到：常规材料集中收，重大材料单独收，有关材料及时收，特色材料提前“收”。对有些“顶级”数据材料，档案室包括陈列室就要及时收集以便及时更新。

3、把好源头，规范成“材”。要求各部门在形成文档材料时做到五点：（1）杜绝圆珠笔、铅笔；（2）形成文稿时必须要有标题，而且要规范，如通知、协议书、合同等等，名词前必须要有定语，要有文稿责任人和日期，材料要留有装订的余地；（3）各自收应该收集的材料，收当年的材料，避免重复。（4）纸张力求统一；（5）一次活动要有完整的资料。档案室在收档时，对不符合上述要求的材料要当场处理。

4、制订标准，不断修订。依据上级档案和主管部门的《档案归档范围和保管期限》，结合档案收集、整理和利用情况，再根据本校 “体育艺术节、科技节、读书节、地球村、寄宿班、特级教师、支教教师”等特色材料，结合人事变动情况，及时修订本校的“归档目录”。

5、按“目”收，当面“清”。将归档目录一式二份，一份在学期结束前发给每个收集人，另一份留在档案室，以便收档时校对和记录，并以此作为收档清单。避免为材料交没交而而说不清。“巧媳妇难做无米之炊”，档案室不能“变”出材料来。同时，在收档时要注意“去粗取精，去伪存真”。

6、“四室”并存，另辟资料室。各部门在交材料时，要求“归档材料不能少，其余材料欢迎交”。出现的非归档材料——资料，作为档案的辅助材料，另辟资料室加以保存。以便迎查等有关利用。

7、刻录光盘，注意备份。除传统的纸质档案和实物档案外，增加电子光盘档案作备份，以防遗失。光盘的内容包括：数码照片、校园电视台和体育艺术节等各大活动素材及专题片、库存档案及固定资产数据、自制电教课件、学校各条线各部门的电子文档材料等。

二、规范、创新的整理档案，是处理和利用档案信息的关键。

档案整理是归档工作的中心环节，工作量大，专业要求高，档案员的确要有默默无闻、勤于思考、甘于奉献的精神和智慧才能胜任。在档案的整理过程中，要始终突出档案的利用时间和利用价值，做到早整理，巧整理。

1、系统整理，小件合并。在整理过程中，把有查考利用价值的、本校直接形成的文件材料，根据材料特征进行系统的整理排列，尽量做到一事一盒，保持盒内文件材料之间的有机联系。对一张纸的小件档案要与有联系的其他档案合并归件，以免破损，方便归盒。在整理上级文件时，也要坚持“标准”，前后一致。

2、巧妙处理，优势互补。做到“平时输入、期初上网、年初关档”。即将平时和上半年学期末收集来的归档材料输入xls电子表格，编排好临时档号，形成较完整的一学期档案，然后公布于档案专题网，以便及时利用；到年初关档时，将上一年两个学期的归档材料在xls中整合，然后按照STA学校档案管理软件格式，编好规范档号后再集中导入STA系统。既达到“集中归档为平时归档、隔年查档提前到隔学期利用”的目的，又使归档材料不丢失。 

3、宁详不简，新老结合。（1）STA学校档案管理软件的文档题名输入时不能超过60个字，在这个数字范围内，输入文件题名时要与归档目录的提法和语感要一致，内容尽量详细，人事材料中姓名打不下，可以只打姓不打名。（2）避免“协议书、通知”等这样的通用名称输入，因为检索时电脑跳出来的仍是这些题名，无法得知是什么协议书，什么通知。（3）在遇到文件题目与习惯用语或新老用语不一致时，可以先照文件题目输入，再用习惯用语加括号进行说明，题名字数超过时可以缩减内容。如输入“学生登记表”时，要将习惯称“学籍卡”作为说明内容。这样在检索时的给定值上，不管是输入“登记表”还是输入“学籍卡”，都能查到同一个档案。（4）有些同类的归档材料，还可在题名前加上归类词或工作中的习惯用词，如在题名前加“奖、课题、工会、行风”等，检索时就便于找出同类材料，以便提高查准率和利用率。

4、分类整理，及时归档。这主要是对编研材料和其他门类档案而言。编研材料可分为约定材料和当年新增材料。约定的材料是：会计档案移交清册、归档文件目录、学校自编刊物、立卷说明、大事记、学校集体教师学生荣誉和得奖的统计表、学校突出荣誉的奖状或奖牌彩色复印件、媒体报道统计及重点报道的原件或复印件、教职工岗位一览表、组织机构一览表等，当年新增材料视保存价值而定。教职工个人档案的收集与整理，可将教职工平时形成的考核评优、职称晋升、学历进修、论文发表获奖等材料及时直接归入个人档案。

5、开发软件，为我所用。除了利用好STA学校档案管理软件的常用功能外，对于非常用工具栏也可进行开发利用。如“经典档案、重大活动、特别荣誉、特色材料、师生名册”等可利用档案软件的“全文”功能，将这些图文材料做个“全文链接”，利用时就可直接在电脑上显示文档材料并可直接打印，不再需要到库房查阅复印文件。软件中的“备注”，则根据利用率高和需加说明的材料进行备注，以便检索调阅时注意。

三、充分、高效的利用档案，提升档案室形象，为学校和师生服务。

档案的利用，是收集和整理档案的成果体现，是档案价值的呈现，也是档案工作的归宿。

1、软件检索，灵活使用“给定值”。查档时分“迎接检查”和“档案查（借）阅”两类登记，同时，实行电脑登记与手工登记相结合。给定值中的关键词，内容要与归档目录中的提法和语感相一致，要少而精。当查不到时，可以用相关词语或用检索对话框中其他条件查找。

2、网上查档，既可直接查，也可间接查。因为可统揽全部档案目录，从而找到虽没有直接署名但能通过相关材料查到所需材料。

3、提供索引，要查就点。建立了“迎查阅档”的五步工作法。即：钻研评估要点——统揽档案材料——下载档案编号——补充“另见材料”——编撰自评报告。在迎查阅档中，档案室提供档案编号及档案目录题名。如遇到“材料要准备，检查不一定”的抽样式检查，也可按照评估细则编排档案索引。

4、利用声像档案，发挥可视功能。将每一届体育艺术节、科技节、红领巾义卖等活动的实况拍摄下来，刻录到光盘上；学生外出参加省市区的活动系列材料和视频，学校受到省市媒体报道的纸质材料和视频等，除了保存纸质档案外，可制成电视节目，上学校档案网视频栏目，实现资源共享。

5、编研材料是档案室的重要材料，是室藏珍宝。可以很好充分地利用，以此展示学校的辉煌。还可通过直接和间接查阅，查到相关档案。

6、多方位交流多形式展示，提升了档案管理的水平。做好来校参观和上门交流档案工作。

7、注重展示和利用。及时更新校史、教科研、体育、学生成果等四个展览室，不断充实和更新“经典档案、全宗指南、档案编研、百年风采、规章制度、网上查档、信息交流、工作动态”等十个栏目的档案信息专题网站。

8、不断反思与总结。平时，坚持记利用摘要，坚持写档案日记和随笔。每年要充实和修改自编的《学校档案管理实务》。

                                     武进区奔牛实小档案室     

                                                    2009.10.25